A aplicação instalada na Uncier é uma das componentes da solução de gestão da cadeia de abastecimento fornecidas pela SAP. Trata-se de uma importante ferramenta que permite a centralização de dados no apoio à decisão de planeamento e distribuição numa única plataforma de sistemas de informação. Os dados fornecidos resultam da integração executada pelo sistema ERP (Enterprise Resource Planning), normalizando o conjunto de referências internas e levando-as ao gestor sob formato digital.
Os responsáveis pelo planeamento de produção e distribuição operam assim a partir de dados fornecidos com maior rapidez que anteriormente, avaliando a situação em tempo real e de forma mais fidedigna. Outra vantagem imediata resultante da utilização desta aplicação é a estandardização de processos internos, que facilita a comunicação entre áreas e reduz o erro no planeamento e operação. A nova ferramenta veio apoiar, fundamentalmente, a estrutura que, no interior da Unicer, é responsável pelo Planeamento Operacional. Liga actualmente 10 centros de produção e 28 centros de distribuição da empresa, que se torna pioneira na utilização desta solução.
Quadro de decisões
A implementação do sistema foi decidida há já um ano, mas teve de esperar pela «disponibilidade interna» da Unicer para ser executada, como revela Rui Lopes, o responsável pelos Sistemas de Informação para a cadeia de abastecimento da empresa. «A SAP tentava implementar o APO em empresas nacionais desde 2001». A Unicer operava então com a ferramenta denominada Manugistics, «uma excelente ferramenta, mas que não estava integrada, pelo que acabou por ?morrer?», afirma. A SAP realizou então um conjunto de visitas, no quadro das quais acabariam por «obter os argumentos para a venda». Mas, porque a solução exige tempo, e disponibilidade dos recursos humanos, para a sua implementação, o processo ficou em standby.
Em finais de 2006 a empresa entendeu que havia que avançar com a nova solução tecnológica e, uma vez que havia disponibilidade interna, apresentou uma proposta à SAP, contendo o plano de implementação e a previsão de custos. «A SAP aceitou o nosso plano e estabeleceu um preço», lembra Rui Lopes, dando-se início ao processo negocial. «Fomos mais exigentes e pedimos um projecto chave-na-mão», conta, tendo sido essa a forma do acordo final. Em Fevereiro de 2007 começou verdadeiramente o projecto que veria o arranque da ferramenta em modo produtivo a 2 de Julho do mesmo ano. Houve ainda lugar ao acompanhamento posterior por parte da SAP, e a algumas alterações realizadas até ao fecho do projecto, em Setembro passado.
Em funcionamento
Aquele responsável da Unicer não escamoteia a complexidade do processo, que acompanhou integralmente. Houve que realizar a integração com módulos existentes e formar devidamente a equipa de utilizadores na utilização e leitura dos «inputs e outputs que quem manuseia tem de saber interpretar, no quadro do processo de tomada de decisão». Todo o processo foi alvo de um «controlo muito apertado por parte das duas equipas envolvidas na gestão do projecto», sublinha.
Rui Lopes e mais dois elementos da empresa acompanharam o processo, que lhes consumia «80% do tempo, pelo que acabou por ser o maior custo da ferramenta». Da parte da Unicer a direcção de Sistemas focou-se na integração do módulo com o já existente, ao passo que o Planeamento foi chamado a definir a forma de integração das áreas de produção e distribuição. A primeira engloba as águas, cervejas e refrigerantes, e na segunda acrescem os cafés e vinhos. Declarando que o funcionamento da nova solução está em «velocidade cruzeiro», a Unicer revela que o sistema está a suportar a geração de mais de 900 ordens de produção semanal e 600 ordens de transferência diárias de produtos, para toda a rede logística da Unicer.
Processo faseado
Vasco Ramalho, da SAP, recorda igualmente que o projecto se iniciou há já alguns anos, com o levantamento das necessidades da Unicer. A empresa fornece metodologia aplicável aos processos de implementação que desenvolve, com a qual se realiza o planeamento. A totalidade do processo é dividida em cinco fases distintas. A primeira termina com a definição da equipa, realizada em função das necessidades previstas no planeamento. A segunda fase é constituída pela análise dos requisitos e sua adaptação à solução, terminando com a produção das blue prints do sistema a implementar. Segue-se a implementação deste e a sua configuração, eventualmente com adaptações adicionais. A quarta fase será a preparação final para a entrada em modo produtivo, havendo lugar a testes finais do sistema integral para que se proceda à aceitação pelo cliente e ainda à formação da equipa de utilizadores. A última fase será o acompanhamento do sistema na entrada em modo produtivo, de forma a corrigir eventuais problemas.
Componentes instalados
Este responsável destaca igualmente como «muito importante» a «participação activa da equipa da Unicer» em todo o processo. Afirma não ter havido dificuldades, ainda que admita terem existido alguns «desafios». Lembra que no caso da Unicer existiam algumas particularidades, dando como exemplo a utilização de «famílias» de referências na agregação de artigos.
Este sistema particular, tendo em conta a cobertura realizada pela ferramenta, «acaba por ter alguma dimensão». Considera que se trata de «uma curiosidade do projecto», até porque não tinha sido notado anteriormente. Outra questão que foi preciso cuidar prende-se com a escala da utilização do sistema visto que a «rede de distribuição da Unicer é grande e é preciso um bom planeamento». Vasco Ramalho destaca o «relacionamento de longa data» com a Unicer, que utilizava já diversas soluções SAP e que considera «um parceiro forte».
A ferramenta APO é constituída por diversos componentes. A Unicer implementou o SNP (Supply Network Planning). Esta componente destina-se «ao planeamento com base na complexidade da rede e permite recolher a informação necessária para depois dar a melhor resposta na distribuição». Por cima do pré-existente PP (Prodution Planning) foi implementado o DS (Detail Scheduling, para realizar o planeamento detalhado da produção. Com esta componente espera-se que existam «ganhos no escalonamento das ordens de produção».
