Parte da explicação para o sucesso dos sistemas de gestão de frotas reside no aumento da oferta, baseada em desenvolvimentos tecnológicos que se sucedem com uma extraordinária rapidez. Este aumento da oferta permite disponibilizar sistemas bastante desenvolvidos, a custos progressivamente reduzidos. Para tal contribui igualmente o facto de as empresas considerarem estas ferramentas como indispensáveis a uma operação não apenas eficaz, mas também eficiente. Os custos dos sistemas também vão deixando de ser considerados como excessivos, tendo em conta os ganhos proporcionados pelo maior e mais eficaz controlo de todas as fases da actividade.
A par da diminuição do erro e da elevação dos índices de satisfação dos clientes, é reconhecido que os sistemas para a gestão de frotas contribuem para racionalizar e diminuir os custos inerentes à operação logística. Este facto é tanto mais importante quanto os operadores dispõem de cada vez menos margem, e se vêem obrigados a diminuir custos de forma a manter a sua oferta competitiva face à concorrência, num quadro de mercado em que os clientes encaram negativamente aumentos dos preços associados aos serviços de transporte.
A importância da informação
A informação, disponibilizada o mais exacta e rapidamente possível, é a principal arma do gestor para corrigir e aperfeiçoar a sua operação. Isto vale para cada operação realizada quotidianamente, de per se, e para o funcionamento geral da organização.
Os sistemas que disponibilizam esta informação permitem-lhe acompanhar o desenrolar de todos os detalhes das operações no terreno. Os motoristas, até há pouco tempo as peças fundamentais do processo assim que os veículos deixavam a empresa, são agora acompanhados em tempo real, e sem custos extraordinários de comunicação ou perdas de tempo correspondentes à mesma, o que era até há pouco impensável. Todos os processos podem ser melhorados introduzindo correcções de forma imediata ou a partir de uma análise mais cuidada dos relatórios de actividade fornecidos pelos sistemas. Estes formam um histórico precioso para a análise de processos e seu consequente e sistemático aperfeiçoamento.
Tecnologia à medida
A grande revolução tecnológica que permitiu os modernos sistemas de gestão de frotas deu-se com uma tecnologia desenvolvida para o exército americano, o Global Positioning System (GPS), e com a tecnologia de comunicações móveis que permitiram o desenvolvimento dos telemóveis, o Global System for Mobile Communications (GSM).
São ainda hoje a base dos sistemas disponíveis, por muito que tenham evoluído o hardware e software utilizados. A miniaturização e a utilização de diversos protocolos relacionados com as comunicações móveis são de destacar, a par dos progressos a nível de interfaces informáticos. Permitiram uma base tecnológica reconhecidamente eficaz, dando espaço de manobra para que sistemas diversos utilizem e proponham um desenho que se prende com as necessidades do cliente, e se pode adaptar ao tipo de informação necessária, bem como à regularidade ou rapidez pretendidas, o que naturalmente corresponde a diferentes estruturas de custos com o funcionamento do sistema.
Saber tudo, já
É em tempo real que um gestor de frota, dispondo de um sistema moderno, pode avaliar a situação de veículo e carga, refazendo rapidamente os planos em função de novos dados ou necessidades, ou dar resposta a imprevistos e acidentes. A flexibilidade fornecida pelas modernas ferramentas de gestão de frotas é reconhecida pelos agentes situados quer no fornecimento quer na utilização destes sistemas.
A grande revolução tecnológica que permitiu os modernos sistemas de gestão de frotas deu-se com uma tecnologia desenvolvida para o exército americano, o Global Positioning System (GPS), e com a tecnologia de comunicações móveis que permitiram o desenvolvimento dos telemóveis, o Global System for Mobile Communications (GSM).
Reduzir custos
Estas possibilidades correspondem às necessidades sentidas pelos operadores, que Dolores Torres, da Tecmic, sintetiza: redução das margens de exploração, aumento dos custos de combustível, aumento da concorrência no seu sector. A responsável salienta que «alguma destas realidades têm vindo a agravar-se, verificando-se neste momento um aumento dos custos de exploração como resultado de um aumento significativo dos custos do gasóleo».
Em resultado, as soluções têm também evoluído e hoje praticamente todos os fornecedores apresentam sistemas que permitem, não só localizar veículo e carga, mas fornecer dados precisos sobre a condição ou estado do veículo, existindo sistemas que fornecem mais de 60 informações com relevo económico sobre os mesmos.
Gestores informados
Tiago Madeira, da Inosat explica que, em síntese, «o processo de gestão de frotas quando potenciado, pode e deve ter a capacidade de fazer com que se gaste menos e se produza mais, com os mesmos recursos físicos». São aplicadas «leis de retorno simples, através de premissas como o controlo absoluto de tudo aquilo que cada colaborador ao serviço de uma empresa faz no veículo dessa empresa». A extracção dos diversos relatórios de actividade aplicam-se «transversalmente a todos os departamentos de uma empresa, permitindo que todos os elementos da mesma possam intervir construtivamente no processo laboral que ocorre no terreno».
Este responsável defende que, «actualmente os gestores de frota sentem que necessitam de mecanismos de controlo e gestão dos recursos da empresa, com o intuito de reduzir custos», bem como identificar «os pontos críticos para a actividade, tais como controlar se o colaborador cumpriu ou não com a tarefa que lhe foi atribuída, se cumpriu com as horas permitidas de condução, limites de velocidade, entre outros».
Soluções abertas
Esta questão das potencialidades oferecidas por um sistema de gestão de frotas não é secundária. Diversos fornecedores de soluções apresentaram no passado sistemas que ofereciam apenas a capacidade de localização, quando a realidade da gestão de frotas exige actualmente, e de forma quotidiana, informação adicional. Foram os desenvolvimentos tecnológicos registados que permitiram o upgrade verificado nestas soluções, bem como o estabelecimento de soluções à medida das necessidades sentidas pelo utente das mesmas.
Algumas empresas viram-se obrigadas a fazer evoluir os seus sistemas, quer pela substituição, quer pela integração de novas ferramentas com as pré-existentes. Esta integração está facilitada quando os fornecedores utilizam soluções ditas ?abertas?, aplicações e programas que podem ser modificados e reestruturados no futuro, sem mais complicações ou custos derivados da exclusividade de utilização dos mesmos. Trata-se de uma questão importante quando os investimentos em tecnologia significam investimentos significativos, mas é sabido que o state of the art actual pode tornar-se obsoleto muito rapidamente, devido aos progressos tecnológicos. As aplicações abertas não só permitem a sua actualização, de forma simplificada, como libertam as empresas utilizadoras de uma excessiva dependência de um único fornecedor de soluções.
